Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Remote Raum Hamburg

Vollzeit

Festanstellung

Deine Aufgaben

Geschäftsführungsunterstützung: Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und organisierst Termine, Reisen und Korrespondenz vorausschauend. Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen und behältst Prioritäten und Fristen stets im Blick.
Vorbereitung und Nachverfolgung: Du bereitest Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sorgfältig vor und übernimmst Protokolle und Follow-ups. Zahlen und Auswertungen bereitest Du mit Office 365 und PowerBI verständlich auf, damit Beschlüsse fundiert getroffen und zuverlässig umgesetzt werden.
Dokumentenverwaltung in DD-Prozessen: Du verwaltest Unterlagen in Due-Diligence-Prozessen strukturiert und pflegst den Datenraum. Du erkennst fehlende oder veraltete Dokumente frühzeitig und stimmst Dich dazu mit internen Teams und externen Beteiligten ab.
Ablage: Du entwickelst und pflegst eine klare, einheitliche Ablagestruktur in unserer Office-365-Umgebung, in der Verträge, Protokolle und Berichte jederzeit auffindbar und sauber versioniert sind. Damit schaffst Du die Grundlage für schnelles und transparentes Arbeiten.
KI-Optimierung: Du erkennst Verbesserungspotenziale in bestehenden Abläufen und entwickelst gemeinsam mit uns effizientere Lösungen. Dabei setzt Du KI-Tools gezielt ein, etwa zur Dokumentenanalyse und Zusammenfassung, und treibst deren Einführung im Arbeitsalltag aktiv voran.

Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium in einer vergleichbaren Richtung.
Erfahrung: Du bringst mehrjährige Erfahrung in der Assistenz von Geschäftsführung oder Vorstand mit. Erste Berührungspunkte mit Due-Diligence-Prozessen sind von Vorteil.
Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, eigenständig und mit hohem Qualitätsanspruch. Auch bei hohem Arbeitsaufkommen behältst Du den Überblick und setzt klare Prioritäten.
Digitale Kompetenz und KI-Affinität: Du arbeitest sicher mit Office 365, und PowerBI ist Dir nicht fremd. Du findest Dich schnell in neue Tools ein und hast Freude daran, KI-Anwendungen sinnvoll in Arbeitsabläufe zu integrieren.
Diskretion: Du trittst professionell und freundlich auf, kommunizierst klar auf sehr gutem Deutsch und gehst mit vertraulichen Informationen absolut verantwortungsvoll um.

Zentrale Rolle in einer wachstumsstarken, unternehmergeführten Buy-&-Build-Plattform mit tiefen Einblicken und spannenden Themen.
Gestaltungsspielraum bei Aufbau und Weiterentwicklung der administrativen Prozesse.
Kurze Entscheidungswege in einem kleinen, schlagkräftigen Holding-Team.

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